Сума прописом
Сума прописом — це запис суми словами поруч із цифрами: «Одна тисяча двісті тридцять чотири гривні 50 копійок». Її пишуть у рахунках, накладних і актах, щоб цифру не можна було дописати чи виправити непомітно.
Прописом
Одна тисяча двісті тридцять чотири гривні 56 копійок
Правила написання суми прописом
Чотири правила закривають майже всі випадки, з якими стикається бухгалтер:
- Запис починається з великої літери: «Одна тисяча двісті тридцять чотири гривні 50 копійок».
- Гривні пишуть словами, копійки — зазвичай цифрами, двома знаками: «05 копійок», «50 копійок». Словами теж можна, але в межах одного документа стиль не змішують.
- Нульові копійки не пропускають: «00 копійок». Порожнє поле — це незаповнений реквізит і простір для дописування.
- Сума прописом має збігатися з сумою цифрами до копійки. За розбіжності банк або контрагент повертає документ.
Правило відмінків, на якому всі спотикаються
Українська має три форми для одного іменника після числівника, і вибір залежить не від самого числа, а від його останніх двох цифр.
| Закінчується на | Форма | Приклад |
|---|---|---|
| 1 (окрім 11) | гривня, копійка | 21 гривня, 101 копійка |
| 2, 3, 4 (окрім 12-14) | гривні, копійки | 34 гривні, 22 копійки |
| 5-9, 0, 11-14 | гривень, копійок | 15 гривень, 112 копійок |
Окремо є рід: тисяча жіночого роду, тож «одна тисяча» і «дві тисячі», а мільйон чоловічого — «один мільйон», «два мільйони». Тому 1 000 000 ₴ читається як «один мільйон гривень», а 2 000 ₴ — як «дві тисячі гривень».
Звідки беруться помилки в паперових документах
Найчастіше суму прописом дописують останньою, вручну, коли решта документа вже надрукована — і вона перестає збігатися з цифрами після того, як у таблиці змінили одну позицію. Такі розбіжності ми регулярно бачимо у вхідних накладних: у таблиці одна сума, прописом інша. Для контрагента це привід повернути документ.
Часті питання
- Як правильно писати суму прописом у документах?
- З великої літери, гривні словами, копійки зазвичай цифрами: «Одна тисяча двісті тридцять чотири гривні 50 копійок». Копійки допускається писати й словами — обидва варіанти коректні, головне послідовність у межах документа.
- Гривня, гривні чи гривень?
- Форма залежить від останніх цифр: 1, 21, 31 — гривня; 2-4, 22-24 — гривні; 5-20 і всі, що закінчуються на 11-14, — гривень. Саме через виняток 11-14 «одинадцять гривень», а не «гривня».
- Чи обов'язково писати суму прописом?
- Закон «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» вимагає, щоб первинний документ містив обсяг операції у грошовому вимірнику, але не наказує дублювати його словами. Це усталена практика захисту від виправлень, і банки та контрагенти її очікують — у платіжних документах вона фактично стандарт.
- Що робити з нульовими копійками?
- Пишуть «00 копійок» — саме два нулі, а не прочерк. Порожнє місце в цьому полі виглядає як незаповнений реквізит і дає простір для дописування.