Акт виконаних робіт: як скласти, щоб витрати не зняли
Акт виконаних робіт (наданих послуг) — первинний документ, який фіксує факт і обсяг виконаного. Затвердженої форми не існує: акт складають у довільній формі з обов'язковими реквізитами статті 9 Закону про бухоблік, і саме зміст операції — а не бланк — вирішує, чи визнають за ним витрати.
Опубліковано 27 серпня 2026 р.
Хто складає і коли
Акт готує виконавець після завершення робіт або етапу — свого, якщо договір передбачає поетапне приймання. Складається у двох примірниках, підписується обома сторонами. Дата акта — це дата завершення приймання, і саме вона визначає період, у якому замовник визнає витрати, а виконавець — дохід.
Для будівельних робіт довільна форма не діє: там працюють форми КБ-2в і КБ-3.
Реквізити, без яких акт — папірець
Перелік — той самий, що для будь-якого первинного документа:
- назва документа і дата складання;
- назви обох підприємств;
- зміст і обсяг господарської операції з одиницею виміру;
- посади та підписи відповідальних осіб.
Дев'ять з десяти актів, за якими знімають витрати, ламаються на третьому пункті. «Послуги згідно з договором №7 від 01.02.2026» — це не зміст операції: з такого формулювання неможливо зрозуміти, що саме зроблено. Правильно — конкретика з обсягом: «Розроблено технічне завдання на інтеграцію з 1С, 28 годин», «Прибирання торговельного залу 320 м², 22 робочі дні».
Акт і ПДВ
Для виконавця — платника ПДВ акт цікавий датою: податкові зобов'язання виникають за першою подією — оплатою або підписанням акта, залежно від того, що сталося раніше. Підписали акт 31 числа, а оплату отримали 5-го наступного місяця — податкова накладна складається останнім днем місяця підписання.
Замовнику для податкового кредиту самого акта замало: потрібна зареєстрована в ЄРПН податкова накладна. Але без акта не буде витрат — податкова просить показати саме його.
Якщо замовник не підписує
Односторонній акт — робочий інструмент, якщо він передбачений договором. Типова конструкція: виконавець надсилає два примірники, у замовника є визначений строк на підписання або мотивовану відмову, після спливу строку роботи вважаються прийнятими. Без такого пункту в договорі шлях один — листування, фіксація факту виконання і суд.
Зберігання і виправлення
Акт зберігають не менше 1095 днів з дати подання звітності, для якої він використаний — строки за типами документів різняться. Виправлення в акті роблять коректурним способом: закреслити, написати правильне, поставити «виправлено», дату і підписи. Заднім числом акт не переробляють — з'являється документ, який суперечить уже зданій звітності.
Швидший спосіб
Порожній акт можна заповнити в конструкторі: бланк акта виконаних робіт рахує суми, пише підсумок прописом і зберігає реквізити вашої компанії для наступного разу. Друк, .xlsx або .docx — без реєстрації.
Часті питання
- Акт виконаних робіт чи акт наданих послуг — це різні документи?
- Юридично різниця між роботами (мають матеріальний результат) і послугами (споживаються в процесі) існує, але для первинного обліку документ той самий: акт із реквізитами статті 9. Назвіть його відповідно до предмета договору.
- Чи можна визнати витрати без підписаного акта?
- Ризиковано. Акт — базовий доказ факту отримання робіт чи послуг. Мінфін допускає внутрішній документ (бухгалтерську довідку) для нарахування витрат у періоді, коли акт запізнюється, але при перевірці підписаний акт усе одно спитають.
- Якою датою складати акт, якщо роботи тривали два місяці?
- Датою завершення приймання. Якщо договір передбачає щомісячні етапи — акт на кожен етап останнім днем місяця. Розтягувати один акт на кілька періодів не можна: витрати й дохід прив'язані до дати документа.
- Чи потрібна печатка на акті?
- Ні. Печатка давно не є обов'язковим реквізитом — достатньо посад і підписів осіб, відповідальних за операцію. КЕП у електронному документообігу повністю замінює власноручний підпис.