Скільки зберігати бухгалтерські документи: строки за типами
Базове правило задає стаття 44.3 Податкового кодексу: документи, пов'язані з обчисленням податків, зберігаються не менше 1095 днів — трьох років — з дня подання звітності, для якої вони використані. Але це нижня межа: для окремих типів документів строки довші, аж до «постійно».
Опубліковано 27 серпня 2026 р.
Таблиця строків
| Документ | Строк | Звідки береться |
|---|---|---|
| Первинні документи: накладні, акти, касові ордери | 3 роки (1095 днів) | ст. 44.3 ПКУ, Перелік №578/5 |
| Документи з трансфертного ціноутворення | 7 років (2555 днів) | ст. 44.3 ПКУ |
| Податкові накладні | 1095 днів | ст. 44.3 ПКУ |
| Річна фінансова звітність | постійно, до ліквідації | Перелік №578/5 |
| Місячна і квартальна звітність | 1 рік — за наявності річної | Перелік №578/5 |
| Відомості нарахування зарплати, особові рахунки | 75 років | Перелік №578/5 |
| Кадрові накази (прийняття, звільнення, переведення) | 75 років | Перелік №578/5 |
| Договори господарські | 3 роки після закінчення дії | Перелік №578/5 |
| Документи щодо основних засобів | 3 роки після вибуття об'єкта | практика за Переліком №578/5 |
Перелік №578/5 — це Перелік типових документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012, з відомчими строками для кожного виду документа. Коли строки ПКУ і Переліку різняться, застосовується довший.
Три важливі застереження
Строк рахується не від дати документа. Відлік 1095 днів іде з дня подання звітності, для якої документ використано, а якщо звітність не подана — з граничного строку її подання. Накладна від січня 2026 року, використана в декларації за 2026 рік, живе щонайменше до 2030-го.
Перевірка зупиняє знищення. Якщо строк сплив, але розпочата перевірка контролюючого органу або триває судовий спір, документи зберігаються до завершення. Знищувати можна лише після перевірки — і через експертну комісію з актом про вилучення для знищення, а не «шредером у п'ятницю».
Втрата документів — не амністія. У разі втрати первинки платник зобов'язаний відновити її протягом 90 днів і письмово повідомити податкову. Без документів витрати і податковий кредит за відповідними операціями знімаються так само, як якби документів не було ніколи.
Електронні документи
Строки ті самі. Електронний документ із КЕП зберігається разом із засобами перевірки підпису, і формат має лишатися придатним для читання весь строк. Це, до речі, аргумент за електронний архів первинки: скан або фото паперової накладної не замінює оригінал юридично, але рятує, коли паперовий примірник вицвів чи загубився — а системи на кшталт Dokky зберігають фото кожної розпізнаної накладної поруч із розпізнаними даними автоматично.
Практична схема для малого бізнесу
- Первинка поточного року плюс три попередні — у робочому архіві, за роками й контрагентами.
- Зарплатні й кадрові документи — окремий фонд, назавжди: 75 років переживуть і бухгалтера, і підприємство.
- Щороку в січні — акт експертної комісії: що знищуємо (строк сплив, перевірка була), що передаємо в архів.
- Річна звітність — не знищується ніколи.
Часті питання
- Чи можна зберігати первинку тільки в сканах?
- Ні. Скан паперового документа — копія, а не оригінал. Оригіналом може бути або папір, або документ, від початку створений електронним і підписаний КЕП. Сканувати архів корисно для пошуку і підстраховки, але паперові оригінали зберігаються весь строк.
- Що робити з документами при ліквідації підприємства?
- Документи з незакінченим строком зберігання і документи з особового складу (ті самі 75 років) передаються до архівної установи. Без довідки архіву про приймання документів державний реєстратор ліквідацію не завершить.
- Скільки зберігати чеки РРО і z-звіти?
- Як і решту документів, пов'язаних з обчисленням податків, — не менше 1095 днів з дня подання звітності, у якій їх враховано. Для фіскальних чеків на термопапері це означає практичну необхідність робити копії: термодрук вицвітає швидше, ніж спливає строк.