Первинні документи: повний перелік для торгівлі, HoReCa та послуг
Первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію і є підставою для запису в бухгалтерському обліку. Обов'язковим є не бланк, а набір реквізитів зі статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»: без будь-якого з них документ не підтверджує операцію.
Опубліковано 19 серпня 2026 р.
Шість реквізитів, без яких документа немає
- назва документа (форми);
- дата складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст і обсяг господарської операції, одиниця виміру;
- посади осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу.
Формулювання «зміст і обсяг» — саме те місце, де документи найчастіше стають дефектними. «Послуги за договором №5» змісту не розкривають; потрібно, що саме зроблено і в якому обсязі.
Перелік за типами операцій
Купівля і продаж товару
| Документ | Що фіксує |
|---|---|
| Видаткова накладна | Передачу товару та перехід права власності |
| Прибуткова накладна | Оприбуткування товару на складі покупця |
| ТТН №1-ТН | Перевезення вантажу автотранспортом |
| Рахунок-фактура | Пропозицію оплатити — не первинний документ |
| Довіреність на ТМЦ | Повноваження отримувати товар від імені покупця |
Послуги та роботи
| Документ | Що фіксує |
|---|---|
| Акт виконаних робіт / наданих послуг | Факт і обсяг виконаного |
| Акт приймання-передачі | Передачу матеріальних цінностей або результату робіт |
| Форми КБ-2в і КБ-3 | Обсяги та вартість виконаних будівельних робіт |
Гроші
| Документ | Що фіксує |
|---|---|
| Платіжна інструкція | Безготівковий переказ |
| Виписка банку | Рух коштів на рахунку |
| Прибутковий і видатковий касові ордери | Рух готівки в касі |
| Фіскальний чек | Розрахункову операцію через РРО або ПРРО |
| Авансовий звіт | Витрачання підзвітних коштів |
Склад і виробництво
| Документ | Що фіксує |
|---|---|
| Акт списання | Вибуття запасів, псування, бій |
| Інвентаризаційний опис | Фактичні залишки на дату інвентаризації |
| Калькуляційна картка | Склад і собівартість страви в закладі харчування |
| Акт переробки | Перетворення сировини на готову продукцію |
Що з ПДВ
Податкова накладна — документ податкового, а не бухгалтерського обліку. Вона не підтверджує операцію в бухобліку і не замінює накладну чи акт. Складається платником ПДВ за першою подією — відвантаженням або оплатою — і реєструється в Єдиному реєстрі податкових накладних. Помилка в ній виправляється розрахунком коригування, а не переписуванням первинки.
Коли документ вважається дефектним
Дефектний документ — той, що не підтверджує операцію. Найчастіші причини:
- немає підпису однієї зі сторін;
- зміст операції описано загально, без номенклатури й обсягу;
- дати суперечать одна одній: накладна раніша за договір, акт раніший за початок робіт;
- арифметика не сходиться — кількість × ціна не дорівнює сумі, або сума рядків не дорівнює підсумку;
- документ складено від імені особи, яка не мала повноважень.
Наслідок стандартний: витрати знімають, податковий кредит не визнають, а довести реальність операції доводиться вже іншими доказами.
Скільки зберігати
Загальне правило — не менше трьох років після завершення податкового періоду, у якому документ використовувався для складання звітності. Для документів, пов'язаних із тривалими зобов'язаннями, строк рахують від закінчення строку позовної давності за договором. Первинку, що стосується персоналу й нарахувань, зберігають значно довше.
Що з цим робить автоматизація
Найдорожче в первинці — не її складання, а звірка вхідних документів. Коли за тиждень приходить сотня накладних від тридцяти постачальників, ніхто не перевіряє кожен рядок: перевіряють підсумок, і саме там помилка не видно. Dokky розпізнає вхідні документи з фото або PDF, звіряє позиції з попередніми поставками, перевіряє арифметику й вивантажує все в 1С, BAS або Syrve.
Часті питання
- Чи є рахунок-фактура первинним документом?
- Ні. Рахунок-фактура — це пропозиція оплатити товар або послугу. Він не фіксує господарську операцію і не є підставою для запису в обліку. Підставою є накладна, акт або касовий чек.
- Чи можна складати первинні документи в електронній формі?
- Так. Електронний первинний документ рівноцінний паперовому, якщо підписаний кваліфікованим електронним підписом. Ключова умова та сама — наявність усіх реквізитів статті 9.
- Що робити, якщо в первинному документі помилка?
- Помилку виправляють у самому документі — закреслюють неправильне, пишуть правильне, ставлять дату виправлення й підписи тих самих осіб, що підписували документ. У касових і банківських документах виправлення не допускаються: їх переоформлюють.
- Скільки зберігати первинні документи?
- Не менше трьох років після завершення податкового періоду, у якому вони використовувалися для складання звітності. За тривалими зобов'язаннями строк доцільно рахувати від закінчення позовної давності за договором.