Інвентаризація складу: порядок, документи і що робити з нестачею
Інвентаризація — це перевірка фактичної наявності активів проти даних обліку. Порядок визначає Положення №879: наказ керівника, комісія, інвентаризаційні описи, звіряльна відомість за розбіжностями і протокол з рішенням, кого й на скільки. Перед річною звітністю вона обов'язкова для всіх — і саме на ній випливають усі помилки приймання за рік.
Опубліковано 27 серпня 2026 р.
Коли інвентаризація обов'язкова
Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань (наказ Мінфіну від 02.09.2014 №879) вимагає її проводити:
- щороку перед складанням річної фінансової звітності;
- при зміні матеріально відповідальної особи — на день приймання-передачі справ;
- при встановленні фактів крадіжок або зловживань — на день встановлення;
- у разі пожежі чи стихійного лиха, при ліквідації підприємства, за рішенням суду.
Річну інвентаризацію проводять до дати балансу у строки, визначені Положенням №879 для кожного виду активів; для землі та будівель, умови зберігання яких не змінюються, дозволена періодичність раз на три роки. Конкретні дати й обсяги фіксує наказ керівника.
Порядок: п'ять кроків
- Наказ керівника — дати, об'єкти, склад комісії. Матеріально відповідальна особа входити до комісії не може, але присутня при перерахунку обов'язково.
- Перерахунок. Комісія рахує, зважує та обмірює все фактично, а не звіряє залишки з обліком «на око». Дані вносяться до інвентаризаційного опису за кожним місцем зберігання.
- Звіряння з обліком. Бухгалтерія проставляє в описах облікові залишки. За позиціями з розбіжностями складається звіряльна відомість.
- Пояснення. Матеріально відповідальна особа письмово пояснює кожну розбіжність.
- Протокол комісії — де лишки, де нестачі, що в межах природного убутку, кого притягати. Затверджує керівник; результати відображаються в обліку того місяця, в якому інвентаризацію закінчено, а річної — у річній звітності.
Порожній опис можна не малювати в Excel: є готовий бланк інвентаризаційного опису.
Облік результатів
| Результат | Дт | Кт |
|---|---|---|
| Лишки запасів — оприбуткувати | 20, 28 | 719 |
| Нестача в межах природного убутку | 91, 947 | 20, 28 |
| Нестача понад норми | 947 | 20, 28 |
| Одночасно — сума до відшкодування винною особою | 375 | 716 |
Природний убуток списується лише за фактичною нестачею і лише в межах затверджених норм: норма — це стеля, а не дозвіл списувати щомісяця. Якщо винну особу не встановлено, нестача понад норми висить на 947 як витрати періоду, а сума облічується позабалансово до закриття питання.
Звідки беруться нестачі насправді
Класична картина в торгівлі та HoReCa: за документами прийнято 120 кг, фактично привезли 118, приймання пройшло «за накладною» без перерахунку — і два кілограми рік живуть в обліку, поки інвентаризація не покаже нестачу, причину якої вже не встановити. Винних немає, списувати нема на кого, витрати підприємства.
Ліки від цього — правильне приймання товару і звірка кожної накладної з фактом до того, як вона потрапила в облік. Якщо накладних десятки на день, звіряти руками нереально — цю рутину закриває автоматичне розпізнавання накладних: фото документа, розпізнані позиції, розбіжності видно до оприбуткування.
Часті питання
- Чи можна провести інвентаризацію без матеріально відповідальної особи?
- За загальним правилом — ні: перерахунок проводиться в її присутності, описи вона підписує. Виняток — коли особа ухиляється: тоді факт фіксується актом, і комісія працює без неї, зазвичай із залученням незацікавлених свідків.
- Що робити з пересортицею?
- Взаємний залік лишків і нестач допускається лише за запасами однакового найменування, у тотожній кількості, за один період і в однієї матеріально відповідальної особи. Різниця у вартості при заліку відноситься на винних осіб або на витрати.
- Чи обов'язкова інвентаризація для ФОП?
- Положення №879 поширюється на юридичних осіб. ФОП бухгалтерський облік вести не зобов'язаний, тож формальної вимоги немає — але для контролю залишків і персоналу періодичний перерахунок складу потрібен йому не менше.
- Скільки зберігати інвентаризаційні документи?
- Описи, звіряльні відомості та протоколи — не менше трьох років, як і решту первинки. Якщо за результатами тривають судові спори — до завершення справи. Детальніше — у гайді про строки зберігання документів.