Приймання товару на склад: як не отримати нестачу через півроку
Приймання товару — це не підпис на накладній, а перерахунок фактичної кількості й звірка її з документами постачальника до підписання. Оприбутковувати треба фактичну кількість: усе, що прийнято «за документом» без перерахунку, спливає нестачею під час інвентаризації, коли причину встановити вже неможливо.
Опубліковано 19 серпня 2026 р.
Порядок, який реально працює
- Перевірити документи. Видаткова накладна від постачальника, ТТН, якщо був перевізник, і довіреність у того, хто приймає, якщо це не керівник.
- Перерахувати кількість — за позиціями, а не за кількістю місць. Саме тут ховається різниця між 120 і 118 упаковками.
- Перевірити ціни проти попередньої поставки. Тихе підвищення на 6–8% по одній позиції в підсумку накладної не видно.
- Перевірити арифметику документа: кількість × ціна в кожному рядку та сума рядків проти підсумку.
- Зафіксувати розбіжності до підписання. Після підпису доводити щось складно й довго.
- Оприбуткувати фактичну кількість прибутковою накладною.
Приймання за кількістю і за якістю — різні речі
За кількістю — перерахунок, зважування, перевірка комплектності. Робиться в момент отримання.
За якістю — відповідність товару вимогам договору: строк придатності, температурний режим, цілісність упаковки, сортність. Для харчових продуктів це ще й перевірка супровідних документів про безпечність.
Строки приймання за якістю зазвичай встановлює договір. Якщо він мовчить, доводиться спиратися на загальні норми про розумний строк — і це слабша позиція в спорі, тому строк варто прописувати.
Що робити при розбіжності
| Ситуація | Дія |
|---|---|
| Менше, ніж у накладній | Оприбуткувати фактичну кількість, скласти акт про розбіжності, повідомити постачальника до підписання |
| Більше, ніж у накладній | Не «розчиняти» надлишок: оприбуткувати фактичне й вимагати виправлений документ |
| Пошкоджений товар | Зафіксувати актом, за можливості з фото, до розвантаження |
| Не та ціна | Приймати можна, але з приміткою про незгоду; узгодження ціни оформити письмово |
Головне правило: документ і факт мають збігатися. Підпис під накладною, у якій кількість не відповідає фактичній, перетворює чужу помилку на вашу нестачу.
Чому «перевіримо пізніше» не працює
Постачання приходять пачками, часто в години пік. Спокуса підписати зараз і звірити ввечері зрозуміла — але ввечері товар уже на полицях або в цеху, і довести, що ящика не було, неможливо.
Нестача, знайдена на інвентаризації через квартал, має ще одну неприємну властивість: винних встановити не вдається, тому вона списується на витрати, а понад норми природного убутку — з нарахуванням податкових зобов'язань з ПДВ. Тобто платить компанія двічі.
Як це прискорити
Порядкова звірка руками неможлива при десятках накладних на тиждень — саме тому її й не роблять. Реальний вихід один: перетворити накладну на дані в момент приймання.
Dokky розпізнає накладну з фото просто на складі: позиції, кількості, ціни. Далі система сама порівнює ціну кожної позиції з попередніми поставками цього ж постачальника, перевіряє арифметику документа й показує розбіжності — поки водій ще не поїхав. Спробувати на власному документі можна без реєстрації.
Часті питання
- Чи можна оприбуткувати товар за кількістю з накладної, не перераховуючи?
- Формально ніхто не заборонить, але на облік має ставитися фактична кількість. Різниця між документом і фактом нікуди не зникає: вона виявиться під час інвентаризації як нестача, коли встановити винних уже неможливо.
- Що робити, якщо розбіжність виявили після підписання накладної?
- Скласти акт, повідомити постачальника письмово й посилатися на умови договору про строки пред'явлення претензій. Позиція слабша, ніж при фіксації до підписання, тому такі випадки вирішуються переважно домовленістю.
- Хто має право приймати товар?
- Керівник або працівник із довіреністю на отримання ТМЦ — зазвичай комірник чи матеріально відповідальна особа. Підпис працівника без довіреності юридично не зобов'язує підприємство-покупця.
- Чи потрібна прибуткова накладна, якщо є видаткова від постачальника?
- Видаткова накладна — документ постачальника про відвантаження. Оприбуткування на склад покупця оформлюється власним документом, найчастіше прибутковою накладною, і саме вона фіксує фактично прийняту кількість.