Видаткова, податкова, ТТН чи акт: який документ коли складати
Видаткова накладна фіксує передачу товару, податкова накладна — податкові зобов'язання з ПДВ, ТТН — перевезення вантажу, акт — виконані роботи чи послуги. Це чотири різні документи з різними наслідками, і жоден з них не замінює інший.
Опубліковано 27 серпня 2026 р.
Порівняльна таблиця
| Видаткова накладна | Податкова накладна | ТТН | Акт робіт/послуг | |
|---|---|---|---|---|
| Що фіксує | Передачу товару, перехід права власності | Виникнення податкових зобов'язань з ПДВ | Перевезення вантажу автотранспортом | Факт і обсяг виконаних робіт чи послуг |
| Хто складає | Продавець | Продавець — платник ПДВ | Вантажовідправник | Виконавець |
| Форма | Довільна, реквізити ст. 9 | Затверджена, електронна | №1-ТН | Довільна, реквізити ст. 9 |
| Куди йде | Покупцю, по примірнику сторонам | Реєструється в ЄРПН | Водію, всім учасникам перевезення | Замовнику, по примірнику сторонам |
| Первинний документ | Так | Документ податкового обліку | Так, щодо перевезення | Так |
Чому це не взаємозамінні папери
Видаткова без податкової — покупець-платник ПДВ отримав товар і витрати, але не отримає податкового кредиту, поки продавець не зареєструє податкову накладну в ЄРПН.
Податкова без видаткової — зобов'язання з ПДВ у продавця виникли (за першою подією), а от підстави для запису про передачу товару в бухобліку немає: податкова накладна операцію не підтверджує.
ТТН без видаткової — доведено, що вантаж їхав, але не доведено, що право власності перейшло. І навпаки: видаткова накладна без ТТН при автоперевезенні дає податковій привід сумніватися в реальності поставки — судова практика з «безтоварних операцій» багата саме на такі кейси.
Акт замість накладної — акт для товарів не годиться: він фіксує роботи й послуги. Продали товар — накладна, зробили роботу — акт. Змішана поставка (обладнання плюс монтаж) — обидва документи.
Типовий комплект однієї поставки
Для товарної поставки автотранспортом між двома платниками ПДВ повний комплект виглядає так:
- рахунок-фактура — пропозиція оплатити;
- видаткова накладна — два примірники;
- ТТН — на перевезення;
- податкова накладна — зареєстрована в ЄРПН;
- у покупця — прибуткова накладна на оприбуткування.
П'ять документів на одну поставку — саме тому звірка «що приїхало» з «що в документах» руками не масштабується. Автоматичне розпізнавання знімає з цього ланцюжка найдорожчу ланку: ручне перенесення позицій накладної в облікову систему.
Часті питання
- Чи потрібна ТТН, якщо покупець забирає товар власним транспортом?
- Якщо покупець перевозить придбаний товар для власних потреб власним транспортом, ТТН не обов'язкова — достатньо видаткової накладної. Обов'язковою ТТН стає, коли до перевезення залучений перевізник.
- Що головніше для витрат — накладна чи податкова накладна?
- Для витрат — видаткова накладна: вона первинний документ. Податкова накладна потрібна для іншого — податкового кредиту з ПДВ. Це паралельні, а не взаємозамінні документи.
- Чи можна об'єднати накладну й акт в один документ?
- Для змішаної операції на практиці складають один документ із розділами «товари» й «роботи», якщо він містить усі реквізити статті 9 щодо обох частин. Але чистіше — і безпечніше при перевірці — два окремі документи.