Чи затверджена форма видаткової накладної?

Ні. Єдиної затвердженої форми немає — підприємство розробляє власну. Обов'язковим є не бланк, а набір реквізитів зі статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Чи потрібна печатка на видатковій накладній?

З 2014 року печатка не є обов'язковою. Але якщо договір із контрагентом прямо передбачає скріплення документів печаткою, ця умова договору діє для сторін.

Чи можна відвантажити товар лише за рахунком, без накладної?

Ні. Рахунок-фактура — це пропозиція оплатити, він не є первинним документом і не підтверджує передачу товару. Без видаткової накладної покупець не має підстави оприбуткувати товар.

Хто має право підписувати накладну з боку покупця?

Керівник або особа, уповноважена довіреністю на отримання товарно-матеріальних цінностей. Підпис працівника без довіреності юридично не зобов'язує покупця.

Чим видаткова накладна відрізняється від податкової?

Видаткова накладна — документ бухгалтерського обліку, який підтверджує передачу товару. Податкова накладна — документ податкового обліку, який складається платником ПДВ за першою подією та реєструється в Єдиному реєстрі податкових накладних. Один не замінює інший.

Гайд

Видаткова накладна: обов'язкові реквізити, зразок і типові помилки

Видаткова накладна — це первинний документ, який підтверджує передачу товару від продавця покупцю та перехід права власності на нього. Затвердженої форми немає: підприємство складає власну, але вона обов'язково має містити реквізити, перелічені у статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Опубліковано 19 серпня 2026 р.

Обов'язкові реквізити

Стаття 9 Закону про бухоблік не описує бланк — вона перелічує те, без чого документ не є первинним:

назва документа — «Видаткова накладна»;
дата складання;
назва підприємства, від імені якого складено документ;
зміст і обсяг господарської операції, одиниця виміру;
посади осіб, відповідальних за здійснення операції та правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу.

На практиці до цього мінімуму додають те, без чого документ незручний у роботі: номер накладної, реквізити сторін із кодом ЄДРПОУ та ІПН, підставу (договір або рахунок), ціни, суми, ПДВ і суму прописом.

Скільки примірників

Два: перший залишається у продавця, другий передається покупцю та йде до його бухгалтерії для оприбуткування товару. Обидва мають бути ідентичними — розбіжність між примірниками виявляється під час звірки і знімає довіру до обох.

Чим видаткова накладна відрізняється від інших документів

Плутанина між цими чотирма документами — причина більшості питань під час перевірок.

Документ	Що підтверджує	Коли складається
Рахунок-фактура	Пропозицію оплатити; це не первинний документ	До оплати
Видаткова накладна	Передачу товару й перехід права власності	У момент відвантаження
ТТН	Факт перевезення вантажу автотранспортом	При перевезенні
Податкова накладна	Податкові зобов'язання з ПДВ	За першою подією, реєструється в ЄРПН

Рахунок сам по собі не є підставою для оприбуткування товару, а видаткова накладна не замінює податкову: перша працює в бухобліку, друга — у податковому. Оплачений рахунок без накладної означає, що товар передано документально ніяк.

Хто підписує

З боку продавця — особа, відповідальна за відпуск товару, зазвичай за посадою або за наказом. З боку покупця — особа, яка приймає товар: або керівник, або працівник за довіреністю. Довіреність не є формальністю: без неї підпис комірника юридично не зобов'язує покупця, і в спірній ситуації це спливе.

Печатка не обов'язкова з 2014 року, але якщо у договорі прописано скріплення документів печаткою — умова договору діє.

Типові помилки

Немає підпису приймаючої сторони. Документ перетворюється на односторонній акт продавця.
Дата накладної раніша за дату рахунка або договору. Хронологія має бути логічною, інакше операція виглядає задокументованою заднім числом.
Назва товару «товар за договором». Стаття 9 вимагає змісту й обсягу операції: без конкретної номенклатури документ дефектний.
Сума прописом не збігається з цифрами. Класика: цифри правили, текст лишили старий.
Арифметика не сходиться. Кількість × ціна ≠ сума в рядку, або сума рядків ≠ підсумок. Контрагент поверне такий документ, а якщо не поверне — розбіжність спливе при звірці розрахунків.

Останні дві помилки — єдині, які можна ловити автоматично, і саме їх ми бачимо найчастіше у вхідних документах. Наш безкоштовний інструмент розпізнає накладну з фото й одразу перевіряє обидві арифметичні умови.

Скільки зберігати

Первинні документи зберігаються не менше трьох років після завершення податкового періоду, у якому вони використовувалися для складання звітності. На практиці бухгалтери тримають довше — до закінчення строку позовної давності за договором. Електронна копія не звільняє від зберігання оригіналу, якщо документ складався на папері.

Часті питання

Чи затверджена форма видаткової накладної?: Ні. Єдиної затвердженої форми немає — підприємство розробляє власну. Обов'язковим є не бланк, а набір реквізитів зі статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Чи потрібна печатка на видатковій накладній?: З 2014 року печатка не є обов'язковою. Але якщо договір із контрагентом прямо передбачає скріплення документів печаткою, ця умова договору діє для сторін.
Чи можна відвантажити товар лише за рахунком, без накладної?: Ні. Рахунок-фактура — це пропозиція оплатити, він не є первинним документом і не підтверджує передачу товару. Без видаткової накладної покупець не має підстави оприбуткувати товар.
Хто має право підписувати накладну з боку покупця?: Керівник або особа, уповноважена довіреністю на отримання товарно-матеріальних цінностей. Підпис працівника без довіреності юридично не зобов'язує покупця.
Чим видаткова накладна відрізняється від податкової?: Видаткова накладна — документ бухгалтерського обліку, який підтверджує передачу товару. Податкова накладна — документ податкового обліку, який складається платником ПДВ за першою подією та реєструється в Єдиному реєстрі податкових накладних. Один не замінює інший.